Excelで作成した表や資料を印刷しようとした際に、「プレビューが表示されない」「画面が真っ白になる」といったトラブルに遭遇したことはありませんか？

特に事務や経理の仕事をされている40〜60代の方にとって、急ぎの場面で印刷画面がうまく出てこないのは大きな負担になります。

本記事では、プレビューが表示されなくなる主な要因を整理し、すぐに試せる解決策を紹介します。プリンターやページ設定の確認方法はもちろん、WindowsやExcelのバージョンごとの注意点、さらにショートカットキーやクイックアクセスツールバーを活用した効率的な操作方法まで解説。

読み進めれば、自分でトラブルを解決できる知識が身につきます。困ったときの参考に、ぜひ最後までチェックしてみてください。

もくじ

Excelで印刷プレビューが出ないときに確認すべきポイント

「印刷プレビューがまったく表示されない」というトラブルに遭遇した場合、最初に試すべき基本的な確認事項を整理しました。

ExcelやWindowsの設定、さらには使用しているバージョンの違いによって挙動が変わることもあるため、順を追ってチェックしていきましょう。

印刷プレビューが表示されない主な原因

Excelでプレビューが出ないときにまず疑うべきは、プリンターやシステム環境の状態です。

原因詳細
プリンター未設定印刷先が指定されていないとプレビューが表示されません。
プリンターがオフライン電源が入っていない、または通信エラーで接続が切れていると反映されません。
ファイルの破損Excelファイル自体に不具合があると、プレビューが正常に表示されない場合があります。
印刷範囲の指定漏れ範囲が未設定だと真っ白なプレビューになることもあります。

まずは「プリンターの状態」と「印刷範囲」を確認するのが基本です。

Windows 10／11での注意点

OSのバージョンによっても違いが出ます。

  • Windows 10：自動でドライバーが更新されない設定になっていると、古いプリンタードライバーのまま使われ、プレビューが正しく表示されないことがあります。
  • Windows 11：セキュリティ機能の影響で、一部のアプリ操作が制限され、印刷機能に影響が出る場合があります。

そのため、Windowsアップデートの適用状況やデバイスマネージャーでのプリンター設定を見直すと安心です。

Excelのバージョンによる違い

Excel自体のバージョンによっても表示方法が異なります。

Excelのバージョンプレビューの仕組み
2010以前「印刷」画面とは別にプレビュー画面が表示される形式。
2013以降「ファイル」→「印刷」で自動的にプレビューが出る一体型。
Office 365クラウド連携のため、ネットワーク環境の影響を受けやすい。

自分の環境がどのバージョンかを把握しておくと、問題の切り分けがスムーズになります。

体験談

私自身も、会議直前に印刷しようとした際、プレビューが真っ白で焦った経験がありま

す。調べてみると、単純にプリンターの電源を入れ忘れていただけでした…。それ以来、最初に「プリンターの電源が入っているか」を確認する習慣がつきました。

次の章では、「一部のページだけプレビューできない場合」の解決方法について説明していきます。

印刷プレビューで一部が表示されないときのチェック方法

「プレビューは開けるのに、なぜか一部が見えない……」そんな場合は、ページ設定やセルの状態が原因になっていることがあります。
ここでは、表示されない理由と、その確認・解決の手順を整理して紹介します。

用紙サイズや余白の確認

印刷範囲の一部がカットされるのは、用紙設定や余白の指定が影響している可能性があります。

特に、用紙が「A4」以外（レター・B5など）に設定されていると、意図せずデータが切れてしまうことがあります。

設定内容操作方法
用紙サイズ[ページレイアウト] → [サイズ] → 正しい用紙を選択
余白[ページレイアウト] → [余白] → 「標準」またはカスタムで調整

用紙の種類や余白が正しく設定されているか、必ず確認しましょう。

非表示セルや改ページの影響

プレビューに出てこない部分は、非表示セルや改ページの設定が原因であるケースも多いです。

たとえば、気づかないうちに行・列が非表示になっていたり、自動で次ページに分割されていることがあります。

確認内容操作方法
非表示セルの確認行番号・列番号を選択 → 右クリック → [再表示]
改ページの確認[表示] → [改ページプレビュー]
改ページをリセット[ページレイアウト] → [改ページ] → [改ページのリセット]

表示されない部分があれば、まずは非表示や改ページを疑うと解決が早いです。

ヘッダー・フッターの影響

意外に見落としがちなのがヘッダーやフッターです。

長いテキストや画像を設定していると、本来のデータが押し下げられ、プレビューで隠れてしまうことがあります。

確認項目操作方法
ヘッダーの確認[挿入] → [テキスト] → [ヘッダーとフッター]
フッターの画像サイズや配置が印刷範囲を圧迫していないか確認
全体の確認[ページ設定] → [ヘッダー/フッター]

「設定していないつもり」でも、デフォルトでヘッダーが入っているケースもあるので要注意です。

体験談

私自身、資料の一部がプレビューに映らず「どこに消えた？」と慌てたことがあります。原因は改ページ位置の設定でした。それ以来、印刷前には必ず「非表示セル」と「改ページプレビュー」を確認するようにしています。

次の章では、「プレビューと実際の画面表示が一致しないときの調整方法」を解説します。

画面表示と印刷プレビューが一致しないときの原因と解決方法

Excelで作業していると、「画面上ではきれいに収まっているのに、印刷プレビューに切り替えると配置がズレてしまう」という現象に出会うことがあります。

ここでは、そのズレが起こる主な理由と調整の仕方を、設定ごとに整理して解説します。

ズームや倍率設定の違い

まず確認したいのは表示倍率の設定です。

Excelシートの拡大率と、印刷時の倍率設定はそれぞれ別の仕組みになっているため、両者が一致しないと画面とプレビューの見え方が異なることがあります。

設定項目内容
シートの表示倍率画面右下のスライダーで調整（例：100%→75%など）
印刷時の倍率[ファイル]→[印刷]→倍率設定（「拡大縮小なし」推奨）

特に「シートに合わせて縮小」などの設定が入っていると、意図しない縮小や拡大がかかるため注意が必要です。

表示モードの選び方

Excelには複数の表示モードがあり、印刷結果を把握するのに適しているのは「ページ レイアウト」表示です。

表示モード特徴
標準作業向き。ページ境界は表示されない。
ページ レイアウト印刷イメージに近い表示。ヘッダー・フッターも確認可能。
改ページ プレビューページごとの分割位置を視覚的にチェックできる。

印刷に近いレイアウトを確認したいときは、「ページ レイアウト」や「改ページ プレビュー」に切り替えてチェックするのがおすすめです。

プリンター設定による影響

Excel側で整えていても、プリンターのプロパティが影響してレイアウトが崩れるケースもあります。

プリンター設定影響例
両面印刷ページ順やレイアウトが想定と変わることがある。
自動余白調整Excelで設定した余白が上書きされる可能性がある。
拡大縮小印刷Excelの「ページ設定」より優先されることがある。

印刷結果が合わない場合は、プリンタードライバーの設定も確認してみましょう。

体験談

私自身、画面上では1ページに収まっていた資料が、印刷すると2ページに分かれてしまったことがありました。原因は印刷倍率が「シートに合わせて縮小」になっていたためです。以来、「拡大縮小なし」に設定してから印刷確認を行うようにしています。

次の章では、印刷プレビューを素早く呼び出す便利な方法をご紹介します。

印刷プレビューを素早く開くための便利な方法

「印刷プレビューを開くたびに操作が面倒…」そんなときに役立つ、すぐにアクセスできる方法をご紹介します。
Excelには、ショートカットキーやメニューのカスタマイズなど、効率を高める工夫が用意されています。

基本操作でプレビューを表示する

もっともシンプルな方法は、メニューからアクセスするやり方です。

操作手順説明
① [ファイル]をクリック画面左上のメニューから選択
② [印刷]を選択自動的にプレビュー画面が開く

「ファイル」→「印刷」の流れだけで、印刷プレビューを確認できます。

ショートカットキーで一発表示

作業中に素早くチェックしたいなら、ショートカットの活用がおすすめです。

キー操作効果
Ctrl + Pすぐに印刷プレビューを開く
Escプレビューを閉じて元のシートに戻る

覚えてしまえば一瞬で表示できるので、作業効率がぐっと上がります。

リボンにプレビューボタンを追加する

さらに便利にするなら、リボンに専用ボタンを配置しておく方法があります。

手順ポイント
[ファイル] → [オプション] → [リボンのユーザー設定]カスタマイズ画面を開く
[すべてのコマンド]から「印刷プレビュー（全画面表示）」を選択古いスタイルのプレビュー表示も可能
好きなタブに追加 → [OK]リボンにボタンが表示され、1クリックで利用できる

一度設定してしまえば、毎回の操作がワンクリックで済むようになるため、プレビューを頻繁に使う人にとって非常に便利です。

次の章では、印刷プレビューをもっと快適に利用するための「応用設定」について解説していきます。

印刷プレビューを常にすぐ開ける設定テクニック（応用編）

「毎回プレビューを開くのが手間…」と感じている方のために、ワンクリックで呼び出せる便利な設定方法をご紹介します。
ここでは、クイックアクセスツールバーの活用やマクロを使った応用的な方法まで解説します。

ワンクリックで印刷プレビューを開く方法

通常の「ファイル → 印刷」操作はどうしても回数が多くなりがちです。そんなときは、クイックアクセスツールバーに「印刷プレビュー付き印刷」を登録しておくと便利です。

手順説明
[ファイル] → [オプション]設定画面を開く
[クイックアクセスツールバー] を選択上部バーのカスタマイズ画面に移動
[すべてのコマンド] から「印刷プレビューと印刷」を選ぶ通常の印刷とは異なりプレビューが表示される
[追加] → 保存ツールバーにボタンが追加される

一度登録してしまえば、その後はボタンを押すだけで印刷プレビューを開けます。

クイックアクセスツールバーに機能を追加する

カスタマイズでは印刷プレビュー以外の便利な機能も追加できます。

登録できる機能内容
印刷範囲の設定選択した範囲をすぐ印刷範囲に指定できる
印刷範囲のクリア設定した範囲をワンクリックで解除
印刷プレビュー（全画面表示）従来型のフルスクリーンプレビューが利用可能

よく使うコマンドをまとめて登録すれば、印刷作業が格段にスムーズになります。

VBAマクロで自動化する方法（上級者向け）

さらに高度な方法として、VBAを使ってマクロを作成することも可能です。

例：印刷プレビューを表示するだけのシンプルなコード

Sub ShowPrintPreview()

    ActiveSheet.PrintPreview

End Sub

このマクロをボタンやリボンに割り当てておけば、どのシートでもワンクリックでプレビュー確認ができます。
応用すれば「シートを開いたときに自動でプレビューを出す」「印刷範囲を自動設定する」といったことも可能です。

VBAは少し難易度が高いですが、習得すれば印刷まわりの操作を大幅に効率化できます。

次の章では、設定したプレビュー表示を「元に戻したいとき」の操作方法について解説します。

印刷プレビューを閉じたい／解除したいときの操作方法

印刷プレビューを開いたあと、「編集画面に戻れない」「どうやって解除するの？」と戸惑ったことはありませんか？

ここでは、プレビュー画面をスムーズに閉じるための操作方法と、知っておくと便利な小技をまとめて紹介します。

通常画面に戻る基本操作

プレビューを表示したままだと、Excelが固まったように見えて不安になるかもしれません。
ですが実際には、ほんの1クリックで編集画面に戻ることができます。

操作方法補足
画面右上の「← 戻る」ボタンプレビューを閉じて元の編集画面に戻る
左上のExcelアイコンファイルメニューを閉じて編集モードに切り替わる

「戻れない…」と思っても、実際は簡単に解除できるので安心してください。

Escキーや戻るボタンで即解除

キーボードを使うなら Escキー がもっとも手早い方法です。
また、マウス操作に慣れている人は「← 戻る」ボタンをクリックするのもおすすめです。

キー／ボタン動作
Escキープレビューをすぐ閉じてシートに戻る
戻るボタン印刷画面を終了して編集画面へ戻る

「Escを押せば戻れる」と覚えておくだけで十分です。

表示が消えたときの復帰方法

プレビューを解除したあとに「リボンが消えてしまった」「印刷ダイアログをもう一度出したい」といったケースもあります。
そんなときは以下の操作を試してみましょう。

状況操作方法
リボンが表示されない画面右上の [リボンの表示オプション] → 「タブとコマンドの表示」
印刷ダイアログを再表示したいCtrl + P で再度開く
全画面表示から戻したいAlt → V → N で標準表示へ切り替え

解除後の画面表示も、自分の操作でコントロールできるようになると安心です。

次の章では、「印刷プレビューを開いたときに確認しておきたいチェックポイント」を一覧で紹介します。

印刷プレビューがうまく出ないときのチェックリスト

印刷プレビューが思った通りに表示されない場合、やみくもに操作するよりも、一つひとつのポイントを確認していく方が早く解決につながります。
ここでは、印刷前に確認しておくべき基本項目をリスト形式でまとめました。トラブル時のチェックリストとして役立ててください。

プリンター設定を確認する

まず最初に確認したいのはプリンターの状態です。選択されていなかったり、オフラインになっていることが意外と多いです。

確認項目操作方法
プリンターの選択[ファイル] → [印刷] → プリンター欄で指定
オンライン状態[デバイスとプリンター]で接続状況を確認

プリンターが認識されていない限り、プレビューは表示されません。

印刷範囲を正しく指定しているか

範囲が未設定だと、プレビュー画面が真っ白になることがあります。

チェック項目方法
印刷範囲の設定[ページレイアウト] → [印刷範囲] → [印刷範囲の設定]
範囲の解除[ページレイアウト] → [印刷範囲のクリア]

「設定したつもりでも抜けていた」というケースが多いため、改ページプレビューで確認しておくと安心です。

余白と改ページ位置の確認

印刷結果がズレる原因の多くは、余白や改ページ設定にあります。

確認内容操作方法
余白設定[ページレイアウト] → [余白]
改ページ位置[表示] → [改ページプレビュー]

不要な位置に改ページが入っていると、2ページ目以降が空白になることもあります。

表示倍率と表示モードの調整

最後に、表示倍率や画面モードも確認しましょう。これらの違いが画面と印刷プレビューのズレにつながります。

項目確認・変更方法
表示倍率[ファイル] → [印刷] → [拡大縮小なし]を確認
表示モード[表示] → [ページレイアウト]

倍率や表示方法を適切に設定しておくことで、プレビューと実際の印刷結果の差を減らせます。

次の章では、よくある質問やトラブル事例をまとめて紹介します。

よくある質問とトラブル解決例

最後に、印刷プレビューに関して寄せられる質問や、実際によく起こるトラブル事例をまとめました。

多くは設定の見直しで簡単に直せるものなので、困ったときの参考にしてください。

「プレビューが真っ白で何も出ない！」場合

真っ白で表示されないと焦りますが、原因はシンプルなことが多いです。

原因解決方法
印刷範囲が未設定[ページレイアウト] → [印刷範囲] → [印刷範囲の設定]
非表示セルを含んでいる行や列を再表示してからプレビューを確認

まずは「印刷範囲の設定」が正しいかどうかを確認しましょう。

「印刷するとレイアウトが崩れる！」とき

画面上では問題ないのに、印刷すると列幅や余白がずれてしまうケースがあります。

確認項目修正方法
余白[ページレイアウト] → [余白] → 「標準」または「狭い」に変更
拡大縮小印刷[ファイル] → [印刷] → 「拡大縮小なし」に設定
ページレイアウト表示[表示] → [ページレイアウト] で事前に確認

印刷結果の崩れは「余白」と「縮小設定」を見直すだけで改善することが多いです。

Excelのバージョンで結果が変わるのはなぜ？

Excelのバージョンが違うと、同じファイルでも印刷結果に差が出ることがあります。
これは既定フォントや余白の基準、印刷処理の仕組みがバージョンごとに微妙に異なるためです。

バージョン特徴
Excel 2010以前独立した「印刷プレビュー」画面が表示される
Excel 2013以降[ファイル] → [印刷] にプレビューが統合
Office 365クラウド連携の影響でプリンター環境に左右されやすい

異なる環境でレイアウトがズレるのは珍しくありません。印刷前に利用しているExcelのバージョンを確認しておきましょう。

これで、印刷プレビューに関する代表的なトラブルとその対処法を一通り押さえることができました。

この記事が皆様のお役に立てれば幸いです。

最後まで読んでくださって、ありがとうございました。